Controlli di qualità: l’importanza della documentazione dell’attività svolta

La mancata tenuta delle carte di lavoro è uno dei fattori che può far scattare le sanzioni previste dal DLgs 39/2010


La documentazione del lavoro è un fondamentale supporto al lavoro di revisore per supervisionare il proprio lavoro ed il lavoro del suo team; tale documentazione sarà ancor più fondamentale per le ispezioni e il riesame della qualità.
Infatti, le “carte di lavoro” permettono al professionista di dare prova di avere pianificato l’attività in modo adeguato e di aver rispettato i principi e le norme in vigore.

Gli obiettivi, la forma, l’organizzazione, i contenuti e la modalità di custodia dei documenti sono definiti nel principio di revisione Isa Italia 230.

La forma delle carte di lavoro è libera: possono essere predisposte su supporto cartaceo, elettronico o di altro tipo. In genere le carte di lavoro sono contenute in appositi raccoglitori classificati come segue:
  • Archivio permanente: contenente le informazioni societarie, fiscali, contrattali, procedurali e tutte le informazioni di carattere generale utili per tutta la durata dell’incarico e che devono essere comunque costantemente aggiornate.
  • Archivio generale: contenente tutte le carte di lavoro relative all’analisi dei rischi, alla pianificazione, ai rilievi eventualmente emersi durante il lavoro, la relazione finale e tutta la documentazione di riepilogo finale (ad esempio il memorandum di chiusura lavoro) utile a supportare la relazione finale.
  • Carte di lavoro: contenente le carte di lavoro relative alle singole voci di bilancio.
La struttura delle carte di lavoro dipende da vari fattori quali, ad esempio, la dimensione e la complessità dell’impresa, il tipo di procedure e metodologie usate e i rischi identificati di errori significativi

L’Isqc Italia 1 prevede che tutte le carte di lavoro siano predisposte in versione definitiva entro 60 giorni dalla data della relazione finale
. Dopo questo termine, salvo i casi in cui si verifichino circostanze eccezionali previste dal principio di revisione Isa Italia 230, non sarà consentito effettuare integrazioni, modifiche o elaborare nuove conclusioni.

Le carte di lavoro dovranno essere conservate per 10 anni dalla relazione di revisione e devono essere custodite assicurandone la riservatezza, la sicurezza, l’integrità e la rintracciabilità.

Da tale normativa non sono esclusi i sindaci-revisori;
i quali, oltre a verbalizzare nel proprio libro le attività di vigilanza svolte, sono anche loro tenuti a predisporre e conservare le carte di lavoro. Responsabile della custodia può essere il presidente del collegio sindacale o un’altra persona delegata da indicare in un verbale da riportare nel libro del collegio.

I professionisti che non documentano la loro attività in modo adeguato rischiano di finire nel mirino del ministero dell’Economia e della Consob nell’ambito delle loro attività di controllo qualità.

Il mancato
rispetto del principio Isa Italia 230 sulla tenuta delle carte di lavoro è uno dei fattori che può far scattare le sanzioni previste dagli articoli 24 e 26 del decreto legislativo 39/2010; le sanzioni vanno dall’avvertimento, a sanzioni pecuniarie (da 1.000 euro a 150.000 euro), sospensione, revoca dell’incarico, divieto di accettare nuovi incarichi, sino alla cancellazione del registro dei revisori.
La corretta documentazione dell’attività svolta, invece, è anche un’arma per provare, più in generale, di aver eseguito il proprio lavoro in modo adeguato.